개인조합원의 총회 실물서류는 어떤 방식으로 취합하나요?

개인조합원의 경우 총회 시 실물서류를 받아야 할 때 어떤 방식으로 취합하는지 궁금합니다. 기존에는 전자서명으로만 진행했으나 앞으로 실물서류 취합을 하려고 합니다.